Politica de confidențialitate

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care TESODA S.R.L. colectează, utilizează, păstrează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care vizitează holma.ro, solicită informații, încheie un contract sau utilizează aplicația, echipamentele și serviciile Holma. Politica se aplică utilizatorilor, clienților și partenerilor din Uniunea Europeană și Spațiul Economic European.

1. Operatorul datelor

TESODA S.R.L., Str. Lemnarilor nr. 56, Brașov, jud. Brașov, România. E-mail: contact@holma.ro · Telefon: +40 752 308 454. CUI: 39664292 · Nr. Reg. Comerțului: J08/1721/2018.

Pentru datele de contact, facturare, administrare a contului, suport și securitate, TESODA S.R.L. acționează în calitate de operator. Pentru datele oaspeților, rezervărilor, accesului și comunicărilor introduse sau sincronizate de client, TESODA S.R.L. poate acționa în calitate de persoană împuternicită, iar clientul rămâne operatorul datelor. În acest caz, relația poate fi reglementată printr-un acord separat de prelucrare a datelor, conform art. 28 GDPR.

2. Datele pe care le putem colecta

• numele, prenumele, funcția și compania;
• adresa de e-mail, numărul de telefon și datele de facturare;
• informații despre proprietăți, apartamente, centrale, aparate de aer condiționat și alte echipamente;
• date privind contractul, abonamentul, plățile și facturile;
• mesaje, cereri și comunicări cu echipa Holma;
• date tehnice, precum adresa IP, tipul dispozitivului, browserul și jurnalele de securitate;
• date de utilizare a contului, configurări, comenzi, alerte, temperaturi, starea echipamentelor și intervale de funcționare;
• date despre rezervări și oaspeți, atunci când acestea sunt introduse sau sincronizate de client.

Holma nu urmărește să colecteze categorii speciale de date, precum date medicale, biometrice, convingeri religioase sau opinii politice.

3. Scopurile și temeiurile prelucrării

Furnizarea serviciilor Holma — crearea contului, evaluare, instalare, configurare, activarea abonamentului, funcționarea aplicației, transmiterea alertelor, suport tehnic și facturare. Temeiul: executarea contractului sau demersuri precontractuale.

Comunicarea cu clienții și potențialii clienți — răspuns la solicitări, pregătirea ofertelor, programarea evaluărilor sau instalărilor. Temeiul: interesul legitim și, după caz, demersuri precontractuale.

Respectarea obligațiilor legale — contabilitate, fiscalitate, arhivare, soluționarea reclamațiilor.

Securitatea și îmbunătățirea serviciilor — jurnale tehnice și informații de utilizare pentru prevenirea accesului neautorizat, identificarea erorilor, investigarea incidentelor și îmbunătățirea platformei. Temeiul: interesul legitim.

Comunicări comerciale — numai când există temei legal, inclusiv consimțământul, unde e necesar. Dezabonarea e posibilă oricând.

4. Datele oaspeților

Atunci când clientul introduce sau sincronizează în Holma date despre oaspeți, rezervări, acces sau persoane cazate, clientul stabilește scopurile prelucrării și are, de regulă, calitatea de operator. TESODA S.R.L. prelucrează aceste date pentru furnizarea serviciului și conform instrucțiunilor clientului.

• Clientul e responsabil pentru informarea persoanelor vizate.
• Clientul trebuie să aibă un temei legal pentru colectarea și utilizarea datelor.
• Clientul răspunde pentru corectitudinea datelor și configurarea accesului utilizatorilor săi.
• Clientul trebuie să respecte obligațiile legale privind evidența și cazarea oaspeților.

5. Destinatarii datelor

• furnizori de găzduire, infrastructură IT și servicii de securitate;
• furnizori de e-mail, comunicații și procesare a plăților;
• furnizori de contabilitate și facturare;
• specialiști și parteneri care efectuează instalarea sau suportul tehnic;
• consultanți juridici, fiscali sau de securitate;
• furnizori ai integrărilor activate de client;
• autorități publice, atunci când divulgarea e impusă de lege.

6. Transferuri internaționale

Datele sunt găzduite, pentru serviciile principale Holma, în Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European. Dacă un furnizor secundar prelucrează date în afara SEE, vom utiliza un mecanism legal recunoscut, precum o decizie de adecvare, Clauze Contractuale Standard sau alt mecanism permis de GDPR.

7. Perioada de păstrare

• datele contului: pe durata contractului și o perioadă rezonabilă ulterior;
• datele contractuale, contabile și fiscale: conform termenelor legale aplicabile;
• solicitările comerciale: de regulă, maximum 3 ani de la ultima interacțiune;
• jurnalele tehnice și de securitate: perioade limitate și proporționale;
• datele necesare litigiilor: până la expirarea termenelor legale relevante.

8. Securitatea datelor

• controlul accesului și limitarea drepturilor pe roluri;
• autentificarea utilizatorilor;
• criptarea comunicațiilor;
• copii de siguranță și monitorizarea incidentelor;
• actualizări de securitate;
• obligații de confidențialitate pentru personal și colaboratori.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta o securitate absolută.

9. Drepturile persoanelor vizate

Acces; rectificare; ștergere (în condițiile legii); restricționarea prelucrării; portabilitatea datelor; opoziție; retragerea consimțământului; intervenție umană în cazul deciziilor exclusiv automatizate, dacă e cazul.

Solicitările se trimit la contact@holma.ro. Persoana vizată poate depune o plângere la autoritatea de supraveghere din statul membru de reședință, de la locul de muncă sau unde consideră că a avut loc încălcarea, inclusiv la autoritatea competentă din România.

10. Cookie-uri

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate fără consimțământ, în măsura permisă de lege. Cookie-urile de analiză, publicitate, profilare sau integrare cu terți vor fi activate numai după exprimarea unei opțiuni valabile, atunci când legea o impune. Utilizatorul trebuie să poată accepta, refuza, selecta categoriile și retrage ulterior consimțământul la fel de ușor cum l-a acordat.

11. Modificarea politicii

Putem actualiza această politică pentru a reflecta modificări ale serviciilor, furnizorilor sau cerințelor legale. Versiunea actualizată va fi publicată pe site împreună cu data ultimei modificări.